Quatre mesures à ne pas confondre
| Mesure | Question | Exemple de source |
|---|---|---|
| Présence | La personne est-elle venue sur site ce jour-là ? | Badges d'accès, déclarations, planning d'équipe |
| Occupation | Combien de personnes sont présentes à un instant donné ? | Comptages, capteurs agrégés |
| Utilisation | Les postes et les salles sont-ils réellement utilisés, et combien de temps ? | Observation, réservations, capteurs de poste ou de salle |
| Capacité | Combien de personnes l'espace peut-il théoriquement accueillir ? | Plans, programme |
Un siège peut afficher une présence de 60 % et une utilisation des postes de 35 % : les présents sont en réunion, en déplacement interne ou dans des espaces informels. Le diagnostic n'est pas le même.
La moyenne masque les pointes
Une moyenne hebdomadaire lisse les jours où toute l'équipe vient. Une décision de surface prise sur la moyenne laisse des personnes sans poste le jour de pointe. On analyse donc la moyenne, la médiane, la pointe significative, les jours critiques, la saisonnalité et la variabilité par équipe. Le simulateur de l'accueil montre l'écart.
Comment mesurer
- Observation : relevés à heures fixes sur plusieurs semaines, simples et robustes.
- Données existantes : réservations de salles et de postes, badges d'accès, connexions au réseau, en données agrégées.
- Capteurs : utiles sur de grands sites ou en suivi continu ; à justifier par la finalité.
- Enquêtes et ateliers : pour comprendre pourquoi les espaces sont utilisés ou non.
Le cadre juridique de la mesure
Les données d'usage ne doivent pas devenir un outil de surveillance individuelle. Aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance (Code du travail, art. L1222-4). Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, le CSE est informé et consulté, préalablement à la décision de mise en œuvre dans l'entreprise, sur les moyens ou les techniques permettant un contrôle de l'activité des salariés (art. L2312-38).
Pour les dispositifs d'accès aux locaux, la CNIL rappelle notamment qu'ils ne doivent pas servir à contrôler les déplacements à l'intérieur des locaux, et que les données d'accès ne sont conservées que pour une durée limitée (trois mois selon sa fiche). Les capteurs d'occupation ne font pas l'objet, à notre connaissance, d'une fiche dédiée de la CNIL : on applique les principes de finalité, de minimisation, d'agrégation et d'information, et l'on consulte le délégué à la protection des données.
Questions fréquentes
Quel taux d'occupation est « normal » ?
Il n'existe pas de taux normal valable pour toutes les organisations. Le bon indicateur dépend des activités, de la politique de présence et de l'objectif poursuivi ; c'est l'écart entre l'usage observé et le programme qui compte.